Количественно-качественный учет зерна при приемке, подработке, хранении и отгрузке является чрезвычайно важной операцией на хлебозаготовительных предприятиях.

Количественно-качественный учет начинается при поступлении зерна на предприятие. Зерно поступает автомобильным транспортом.

Каждая партия поступающего зерна сопровождается товаротранспортными накладными, в которых указаны наименование хозяйства, государственный номер и принадлежность автомобиля, вид сдачи зерна, культура и масса зерна.

Каждый автомобиль сопровождается тремя (четырьмя) экземплярами товарно-транспортных накладных.

На визировочной площадке лаборант сверяет номер автомобиля с указанным в накладных, проверяет соответствие культуры зерна указанной, отбирает точечные пробы и по объединенной пробе определяет влажность и зараженность зерна. Возможно определение других показателей.

Результаты анализа заносят в первый экземпляр товарно-транспортной накладной и в соответствии с этими данными машину направляют на весовую и далее на разгрузку.

На весовой водитель передает все накладные весовщику, который заносит результаты взвешивания и данные из накладных в журнал (ф. № 28). В журнале записывают наименование сдатчика, вид продукции, государственный номер автомобиля, дату, время заезда, массу брутто, тары, нетто, время выезда, а также номер склада указывают также на обороте первого экземпляра товарно-транспортной накладной. На остальных экземплярах указывают массу нетто и номер склада.

Водителю возвращают все накладные, кроме первого экземпляра. В конце операционного дня весовщик относит все накладные в бухгалтерию.

На основании товарно-транспортных накладных бухгалтер составляет реестр накладных на принятое зерно с определением качества по среднесуточному образцу (ф. № 3). Реестры составляются отдельно по сдатчикам и партиям зерна.

На оборотную сторону реестра лаборант заносит показатели лабораторного анализа среднесуточной пробы данной партии зерна. Показатели подписывает начальник ПТЛ. На этой же стороне реестра приводится денежный расчет за сданное зерно.

На основании реестров бухгалтерия выписывает приемную квитанцию в трех экземплярах. Первый экземпляр квитанции вместе со вторым экземпляром реестра вручается сдатчику.

Заведующий складом (элеватором) расписывается в реестре и выписывает массу сданного зерна, его влажность и содержание сорных примесей в перечень реестров товарно-транспортных накладных (ф. № 5).

По этому перечню заведующий складом (элеватором) составляет отчет о движении хлебопродуктов и тары на элеваторах и складах (ф. № 37). В отчете указывают, сколько зерна имелось на начало операционного дня, сколько его поступило (приход) и сколько отгружено (расход). Выводят остаток на конец суток. Отчет ведут по культурам, хозяйствам отдельно по каждой партии ценных, сильных, твердых пшениц и подводят итог по каждой культуре. В отчете указывают также движение тары (мешков).

Отчет ведет заведующий складом (элеватором) по складу, или группе складов, элеватору, которые за ним закреплены. Если хранящееся зерно передается на подработку, то его записывают в отчете в графу «Расход», и полученное после подработки зерно записывается в приход. Отходы приходуют по месту хранения.

Подработку зерна (очистку, сушку) проводят на основании распоряжения на очистку, сушку зерна, семян масличных культур и трав (ф. № 34), подписанного директором и начальником ПТЛ.

В распоряжении указаны: заведующий складом (элеватором), который должен провести очистку, сушку; место хранения, культура, масса зерна, способ очистки, сушки, результаты подработки, место хранения подработанного зерна, сроки проведения подработки.

Распоряжение (ф. № 34) содержит акт на очистку, сушку зерна, который заполняется по результатам подработки.

В акте на очистку указывают массу и качество зерна, до и после очистки, побочные продукты. К побочным продуктам относят:    

В акте на сушку указывают, когда и на каких сушилках просушено зерно, количество просушенного зерна, влажность до и после сушки. Затем рассчитывают снижение массы зерна из-за усушки (убыль от сушки).

Полученные побочные продукты и убыль от сушки рекомендуется списывать с наличия зерна по складскому и оперативному отчетам.

Побочные продукты возвращают хлебосдатчикам, либо реализуют, а сдатчикам выплачивают их стоимость. Отходы третьей категории уничтожают в присутствии начальника ПТЛ и заведующего складом (элеватором). Составляют акт на уничтожение отходов.

Наряду с приемкой отгрузка зерна является чрезвычайно важным этапом в работе хлебозаготовительного предприятия.

Заведующий складом (элеватором) осуществляет отгрузку зерна на основании приказа (ф. № 16). Приказ подписывает Директор, старший бухгалтер, начальник ПТЛ.

В приказе указывают фамилию заведующего складом (элеватором), номер склада (силоса), номер штабеля, количество мест, массу нетто и качество отгружаемого зерна.

При отгрузке зерна железнодорожным транспортом выписывают железнодорожную накладную и карточку анализа зерна (ф. № 47).

В железнодорожной накладной указывают станцию отправления, отправителя, станцию назначения, получателя, номера вагонов, их массу (брутто, тара, нетто), номер карточки анализа. 

В карточке анализа зерна также указывают станцию отправителя, номер вагона, номер железнодорожной накладной, результаты наружного осмотра партии, состояния вагона. На оборотной стороне карточки приведены данные полного технического анализа зерна.

Если качество отгружаемого зерна проверяет инспектор ГХИ, то вместо карточки анализа зерна он выписывает сертификат.

По железнодорожным накладным заведующий складом (элеватором) составляет ведомость железнодорожных накладных на отгрузку хлебопродуктов (ф. № 20).

Отгрузку зерна на автотранспорт также осуществляют на основании приказа (ф. № 16). В этом случае в приказе указывают, через кого осуществляют отгрузку зерна, и номер доверенности.

Отгрузку зерна на автотранспорт оформляют фактурами (ф. № 17 или 18). Фактура обязательно должна сопровождаться доверенностью Качество зерна лаборатория указывает на самой фактуре

Если зерно перемещают автотранспортом на другое хлебозаготовительное предприятие (например, в региональный фонд), то это перемещение оформляют товарно-транспортной накладной (ф. № 21).

Приказ на отгрузку (ф. № 16), документы на отгрузку зерна, карточки анализа зерна (ф. № 47), отчет о движении хлебопродуктов (ф. № 37) заведующий складом (элеватором) передает в бухгалтерию. По этим документам зерно списывают в расход.   

Отгрузку зерна из регионального фонда осуществляют только по нарядам департамента сельского хозяйства краевой (областной) администрации.

Давальческое зерно возвращают за вычетом полученных отходов и уменьшения массы за счет улучшения качества (очистки, сушки). Кроме того, с хозяйства взимается плата за операции, проведенные с зерном приемка, хранение, подработка, отгрузка. Расценки на эти            операции устанавливаются предприятием и утверждаются в департаменте сельского хозяйства.

Хлебозаготовительное предприятие по договору со сдатчиком может оставлять у себя часть зерна в оплату за эти операции.

В конце операционных суток заведующий складом (элеватором) составляет реестр накладных и расходных документов, подсчитывает итоги по приходу и расходу. Затем эти данные он переносит в отчет о движении хлебопродуктов. Именно в этом и заключается складской учет.

На основании рассмотренных в данном разделе документов в бухгалтерии предприятия ведется книга количественно-качественного учета (ф. № 36). В этой книге проставляют дату проведения операции, номер документа, на основании которого проведена операция,    номер анализа, откуда поступило и кому отгружено зерно, показатели качества (влажность и засоренность), приход, расход и остаток.

В последних трех названых графах проставляют количество мешков и массу зерна. Кроме этого, в приходе и расходе приведены колонки «центнеропроценты по влажности и засоренности». Эти данные необходимы для расчета средневзвешенной влажности и засоренности.

Ведение количественно-качественного учета возлагается на специально выделенного приказом директора предприятия квалифицированного счетного работника-бухгалтера количественно-качественного учета. Этот бухгалтер подчиняется непосредственно главному бухгалтеру или его заместителю, от которого получает задание и инструктивные указания.

Бухгалтер по количественно-качественному учету ежедневно заносит в книгу (ф. № 36) в приход количество и качество зерна из перечня реестра накладных (ф. № 5). В расход зерно списывают на основании расходных документов ведомости железнодорожных накладных (ф. № 20), товарно-транспортных накладных (ф. № 21) или фактур (ф. №17 или № 18).

Центнеропроценты рассчитывают умножением массы партии зерна на ее влажность и засоренность.

Остаток на конец суток рассчитывают суммированием остатка на начало суток с приходом и вычитанием результата расхода. Остаток выводят ежедневно.

Помимо этого ежедневно и за месяц суммируют данные по колонкам:

   - приход - масса в кг, центнеропроценты по влажности и сорной примеси;

   - расход - масса в кг, центнеропроценты по влажности и сорной примеси.

По проведенным расчетам определяют средневзвешенную влажность и сорную примесь, делением центнеропроцентов по данному показателю на суммарную массу зерна.

Заведующий складом (элеватором) ежедневно сверяет отчет о движении хлебопродуктов с книгой количественно-качественного учета и расписывается в последней колонке этой книги.

Полученные при очистке отходы приходуются в книге количественно-качественного учета по месту хранения. При этом учет отходов первой, второй и третьей категорий ведется только по массе.

На хлебозаготовительном предприятии ведут несколько книг количественно-качественного учета по каждому складу или группе складов, принадлежащих одному заведующему складами, по элеватору. На это же зерно ведутся книги количественно-качественного учета по различным поставщикам. В книгах количественно-качественного учета выделяют лицевые счета на каждую культуру.

Особое внимание уделяют давальческому зерну. Несмотря на то, что давальческое зерно, как правило, обезличивается при хранении, количественно-качественный учет ведется по каждому хлебосдатчику отдельно.

Полученные при очистке отходы могут быть возвращены хлёбосдатчикам. Но обычно вместо отходов предприятие выплачивает компенсацию, которая учитывается при окончательном расчете.

Главный бухгалтер, заместитель директора по производству и начальник ПТЛ ежемесячно проверяют правильность ведения книг количественно-качественного учета.

Чрезвычайно важным этапом в проведении количественно-качественного учета зерна является зачистка отдельных партий, хранилищ или предприятия в целом.

Зачистку хранилища необходимо проводить не реже одного раза в четыре года. Лучше это делать ежегодно. Зачистку рекомендуется проводить в конце хозяйственного года, т. е. перед началом новой заготовки зерна, когда на предприятии находятся минимальные остатки зерна.

Зачистку проводят также при передаче зернохранилища от одного материально-ответственного лица другому, при обнаружении значительных недостач и в других подобных случаях.

Инициаторами зачистки обычно бывают заведующий складами и главный бухгалтер. Директор назначает комиссию в составе: директор, начальник ПТЛ, главный бухгалтер и заведующий складом (элеватором). Привлекаются работники предприятия для перевески остатков зерна. Перевеску рекомендуется проводить на ковшовых весах, как более точных, чем автоматические.

Зачистку проводят сличением остатков на начало хранения и прихода за весь период с расходом за этот период и остатками на конец хранения.

Как уже отмечалось, в распоряжении на очистку, сушку зерна (ф. № 34) рекомендуется «до зачистки места хранения произвести предварительное списание с наличия зерна по складскому и оперативному отчетам убыли от сушки».

Однако с изменением структуры сельского хозяйства появлением новых видов сдачи зерна такое списание не всегда целесообразно.

Так, давальческое зерно сразу после сдачи обезличивается, и сдатчику после хранения возвращают другое зерно. Поэтому при расчете со сдатчиком интерес представляет не изменение качества при подработке, а качество принимаемого и отгружаемого зерна.

В этом случае расчет убыли зерна за счет улучшения качества рассчитывают по формулам:

- за счет снижения влажности (усушки), X₁, %

                                                               X₁=                                                                        (2.1)

где ‚W₁ - влажность принимаемого зерна, %

         W₂ - влажность отгружаемого зерна, %;

     - за счет снижения засоренности, Х₂, %

                                                              X₂=                                                          (2.2)

где C₁ - содержание примесей в принимаемом зерне, %

       C₂ - содержание примесей в отгружаемом зерне, %.

Убыль массы рассчитывают от массы принимаемого зерна.

Аналогично считают убыль и при зачистке зернохранилища. Только исходные влажность и засоренность рассчитывают как средневзвешенные всего поступившего зерна и остатка на начало хранения. Конечные влажность и засоренность - как средневзвешенные от всей отгрузки и остатка на конец хранения.

При зачистке зернохранилища составляют акт зачистки (ф. № 30).

В случае если списание полученных после подработки отходов и сметок, усушки и снижения массы зерна за счет улучшения качества не покрывает недостачу, разрешается произвести списание за счет естественной убыли.

Зерно, как любой живой организм, затрачивает сухие вещества на обменные процессы, что приводит к снижению общей массы зерна. Это снижение массы зависит от способа, продолжительности хранения и культуры. Кроме того, к естественной убыли относят распыл зерновой пыли при погрузочных работах.

Разработаны нормы естественной убыли, которыми пользуются при списании недостач (табл. 2.5).

Очевидно, что убыль зерна зависит также от влажности, зараженности, засоренности, температуры и других факторов. Нормы естественной убыли этого не учитывают, так как предполагается, что работники хлебозаготовительных предприятий должны в кратчайшие сроки довести зерно до состояния стойкого в хранении.

Естественную убыль определяют по каждой партии хранящегося зерна.

При определении норм естественной убыли возникают трудности, связанные с тем, что зерно все время находится в движении: его постоянно принимают и отгружают.

Как определить, какое количество зерна хранилось и какова продолжительность хранения?

Считают, что расчет естественной убыли надо вести от всего зерна, поступающего на хранение. Иными словами, весь приход плюс остаток на начало хранения.

А средний срок хранения, T, сут, рассчитывают по формуле

                                                                 T=                                                                                              (2.3)

где - сумма ёжедневных остатков, центнеро-дни;

       P- приход за весь период плюс остаток на начало хранения, ц.